Warum “das-haben-wir-schon-immer-so-gemacht” nicht genug ist!

Gewachsene Unternehmen funktionieren oft ohne von vornherein festgeschriebene Prozesse für die betriebliche Abläufe. Notwendige Abläufe werden im kleinen Kreis besprochen, umgesetzt, funktionieren und werden weiter geführt. Das Unternehmen wächst, neue Mitarbeiter kommen dazu und machen das, was „vorgelebt“ wird. Das funktioniert oft so lange, wie keine Veränderungen anstehen.

Tag X: ein Rädchen im System ändert sich. Das Unternehmen zieht um, ein Mitarbeiter in einer Schlüsselposition fällt aus, neue Kundenanforderungen, eine neue Abteilung wird etabliert, neue Technik wird angeschafft… Plötzlich werden Änderungen an Stellen spürbar, an denen man sie nicht erwartet hat. Das kann gravierende Folgen für das gesamte Unternehmen nach sich ziehen.

Aus diesem Grund ist es wichtig seine Abläufe in Prozessen festzuhalten, Änderungen kontinuierlich einzuarbeiten und diese regelmäßig zu überprüfen.

Auf den ersten Blick erscheint dies einfach. Man sucht sich ein System für die Prozessdarstellung, schreibt runter, wie man es schon immer gemacht hat. Hier tauchen oft schon die ersten Schwierigkeiten auf. Man bemerkt Abhängigkeiten, die vorher nicht bewusst wahrgenommen wurden oder ein Ablauf wird von Beteiligten unterschiedlich abgebildet. Theorien diesen Problemen zu begegnen gibt es viele, aber welche Methode ist die richtige für das Unternehmen und die Mitarbeiter?

Grundsätzlich haben alle Prozesse eine Gemeinsamkeit. Es gibt einen Input und einen Output. Dazwischen liegen Aktivitäten die den Prozess gestalten. Idealerweise stellt der Output für das Unternehmen einen höheren Wert als der ursprünglich eingesetzte Input dar. Dies beinhaltet allerdings bereits die Thematik, dass es eine messbare Größe für Input und Output geben muss, um diesen auch bewerten zu können. Diese Bewertbarkeit oder auch Messbarkeit ist notwendig, um Abläufe zu optimieren. Wie soll man feststellen, ob es sinnvoll war eine Änderung durchzuführen, wenn man das Ergebnis nicht messen kann?

Umsetzung von neuen oder geänderten Prozessen: Gehen wir davon aus, die Prozesse wurden überarbeitet, es wurde an jede Kleinigkeit, an alle Schnittstellen gedacht, die Messbarkeit ist auch vorhanden. Die Mitarbeiter bekommen die Prozesse vorgestellt und werden aufgefordert diese ab sofort entsprechend umzusetzen. Hier kann man grundsätzlich festhalten, dass Veränderungen nur dann erfolgreich umgesetzt werden, wenn alle Beteiligten mitziehen.

Szenario A: Eigentlich könnte jetzt alles besser und effektiver laufen. Wenn da nicht die mangelnde Veränderungsbereitschaft bei einigen Mitarbeitern wäre. Das kann unterschiedliche Gründe haben. Mangelnde Einsicht für notwendige Veränderungen, Angst vor Entscheidungen, Verlust von Einfluss, weniger eigene Flexibilität, Frustration aus vergangenen Veränderungen, um nur einige mögliche Punkte zu nennen. Die Einführung der Prozesse erweist sich als schwierig, die gewünschte Verbesserung stellt sich nicht ein, im Extremfall scheitert die Prozessumsetzung.

Szenario B: Endlich gibt es klare Regeln! Dadurch, dass die Prozesse von den jeweils Beteiligten mitentwickelt wurden, ist eine Umsetzung schnell passiert, die Akzeptanz bereits im Vorfeld hergestellt. Da auf die Entwicklung der Schnittstellen besonderer Wert in der Entstehung gelegt wurde und diese gemeinsam erarbeitet wurden, haben Bereiche mehr Einblick auf den Einfluss ihrer Abläufe in nachfolgenden Prozessen. Ein besseres Miteinander ist entstanden.

Hier ist die Führung bereits ab der Entscheidung über ein generelles Prozessmanagement gefordert, um bei der Umsetzung die gewünschte Verbesserung auch real zu erreichen. Entscheidend kann auch sein nicht in eine „Überorganisation“ zu geraten. Es muss noch genügend Platz für Flexibilität und Kreativität da sein. Die Mitarbeiter sollen nicht nur „nach Plan“ arbeiten, sondern dabei weiter aufmerksam, interessiert und motiviert bleiben.

Resümee: Prozesse sind wichtig. Die richtige Herangehensweise an die Entwicklung und Umsetzung ist für den Erfolg entscheidend. Es gibt kein „Rezept“ oder einen „Generalplan“, der für jedes Unternehmen funktioniert. Allerdings gibt es gewisse Grundregeln und Herangehensweisen, die einen erfolgreichen Abschluss erst möglich machen.

Die DPVT hat als ein Ziel die Professionalisierung der Veranstaltungsbranche. Dies war auch der Grund dafür das Thema Unternehmensprozesse in der Zertifizierung etwas genauer zu hinterfragen.

Im Mai 2017 wurde zur Klärung des aktuellen Status in der Veranstaltungsbranche eine anonyme Onlineumfrage zu diesem Thema von uns gestartet, die Anfang Juni abgeschlossen wurde. Wir möchten uns schon jetzt bei den Teilnehmern bedanken!

Wir werten die Umfrage aktuell aus und werden die zusammengefassten Ergebnisse umgehend auf unserer Webseite veröffentlichen.

Die Ergebnisse sind auch eine wichtige Grundlage für das Workshopformat, dass die DPVT zu diesem Thema entwickeln und im November 2017 umsetzen möchte.

Sie würden gerne mehr über den Workshop erfahren, der für November 2017 geplant ist?

Hier können Sie sich für mehr Information anmelden.

PROZESSMANAGMENT – Workshop Nov. 2017

2017-06-13T17:57:30+00:00